So wählen Sie den perfekten Veranstaltungsort für Ihr Event

Gästeprofil und Kapazität

Definieren Sie, wer kommt und wie Menschen den Raum nutzen: Sitzen, Stehen, Netzwerken, Tanzen. Kalkulieren Sie unterschiedliche Setups pro Quadratmeter und prüfen Sie Fluchtwege, Garderoben und Wegeführung. Schreiben Sie uns Ihre Gästezahl – wir schlagen passende Layouts vor.

Atmosphäre und Markenpassung

Überlegen Sie, welche Werte Ihr Event transportieren soll: urban, elegant, industriell, naturverbunden. Ein Loft erzählt anders als ein Gutshof. Bei einer Produktpremiere wählten wir einst ein altes Theater – der historische Vorhang verlieh dem Moment Gänsehaut. Teilen Sie Ihre Markenattribute!

Ablauf und Logistik

Skizzieren Sie Check-in, Programm, Catering, Wechselzeiten und Abbau. Wo stauen sich Gäste? Wo entstehen ruhige Zonen? Ein klarer Ablaufplan deckt Engpässe auf. Laden Sie uns in die Kommentare zu Ihrem Ablauf ein – wir geben logistische Denkanstöße.

ÖPNV, Parken und letzte Meter

Checken Sie Anschluss an Bahn, Tram, Bus sowie die Entfernung vom Bahnhof. Dokumentieren Sie Parkflächen, Drop-off-Zonen und Beschilderung. Eine klare Wegbeschreibung per E-Mail spart Wartezeit. Kommentieren Sie die Anreise-Herausforderungen Ihrer Gäste – wir helfen mit Textbausteinen.

Barrierefreiheit für alle

Rampen, Aufzüge, barrierefreie Toiletten und kontrastreiche Beschilderung sind mehr als Pflicht – sie sind Haltung. Fragen Sie nach Türbreiten, Bodenbelägen und Induktionsschleifen. Teilen Sie Ihre Inklusionsziele, und wir ergänzen eine Checkliste zum Mitnehmen.

Auswärtige Gäste und Übernachtung

Kalkulieren Sie Hotelkontingente, Shuttlezeiten und späte Ankünfte. Ein Veranstaltungsort in Laufnähe senkt No-Shows. Wir erlebten einmal, wie ein Abend rettete, weil das Hotel-Lobbybar-Treffen spontan Networking befeuerte. Posten Sie Ihre Reisedistanzen – wir schätzen Pufferzeiten.

Versteckte Kosten erkennen

Fragen Sie nach Reinigung, Überstunden, Security, Strompaketen, Korkgeld, Garderobe und Möblierung. Achten Sie auf Mindestumsätze und Anlieferfenster. In einer Halle sparten wir 18% durch eigenes Mobiliar. Teilen Sie Ihre Kostentreiber – wir geben Sparideen.

Preisverhandlung mit Mehrwert

Verhandeln Sie nicht nur Preis, sondern Leistung: zusätzliche Technikstunden, Probetermine, erweiterte Aufbauzeiten. Paketieren Sie Bedarfe und bieten Sie Gegenleistungen wie Logoplatzierung. Kommentieren Sie Ihre Must-haves – wir formulieren eine Musteranfrage.

Kosten-Nutzen klug abwägen

Eine günstige Fläche mit teurer Logistik kann am Ende mehr kosten. Bewertet werden sollten Wirkung, Komfort, Zeitersparnis. Erzählen Sie uns Ihre Top-3-Kriterien, und wir priorisieren gemeinsam, was wirklich zählt.

Technik und Ausstattung, die funktionieren

Harte Wände erzeugen Hall, niedrige Decken dämpfen. Probieren Sie Sprache mit und ohne Mikrofon, prüfen Sie Dimmerkurven und Blendfreiheit. Ein Lichttest rettete uns einst eine Paneldiskussion. Teilen Sie Ihre Bühnenideen – wir empfehlen Setups.

Technik und Ausstattung, die funktionieren

Fragen Sie nach exklusiven SSIDs, redundanter Leitung, Uploadraten und Ausleuchtungsplänen. Kennzeichnen Sie Starkstrom, prüfen Sie Kabelwege und Absicherungen. Posten Sie Ihre Teilnehmerzahl – wir schätzen benötigte Bandbreite realistisch ein.

Kulinarik, Service und Erlebnis

Fingerfood, Live-Stationen oder gesetztes Menü? Berücksichtigen Sie Laufwege, Geräuschpegel und Gerüche. Ein frischer Kräutergarten im Innenhof begeisterte einst Gäste nachhaltig. Teilen Sie Ablaufzeiten – wir schlagen passende Formate vor.

Kulinarik, Service und Erlebnis

Planen Sie Ausschankpunkte, Glasrotation, Kühlkapazität und Pfandrücklauf. Testen Sie Wasserstationen, um Wartezeiten zu senken. Erzählen Sie uns Ihre Peakzeiten – wir dimensionieren Bar-Teams und vermeiden Schlangen.

Recht, Sicherheit und Verantwortung

Lesen Sie Stornofristen, Haftungsgrenzen, höhere Gewalt und Exklusivklauseln. Fordern Sie Leistungsbeschreibungen als Anlage. Wir retteten einmal Budget, weil eine Nebenkostenklausel präzisiert wurde. Teilen Sie Klauselfragen – wir übersetzen Juristendeutsch.

Recht, Sicherheit und Verantwortung

Event-Haftpflicht, Veranstalterausfall, Pyrotechnik- oder Sondernutzungserlaubnisse: klären Sie Zuständigkeiten früh. Fragen Sie nach Sicherheitskonzepten. Schreiben Sie uns Ihr Set-up – wir nennen typische Nachweise.

Recht, Sicherheit und Verantwortung

Definieren Sie Meldeketten, Ersthelfer, Sammelpunkte und alternative Ausgänge. Proben Sie Szenarien mit Venue-Team. Ein kurzer Drill nahm unserem Team Nervosität. Kommentieren Sie Ihre Risiken – wir schlagen Maßnahmen vor.

Besichtigung und Entscheidung mit System

Fotografieren Sie Eingänge, Sichtachsen, Steckdosen, Deckenhöhen, Nebenräume und Sanitäranlagen. Testen Sie Wege mit einer Stoppuhr. Kommentieren Sie, welche Punkte Ihnen fehlen – wir senden Ergänzungen.

Besichtigung und Entscheidung mit System

Bringen Sie zwei bis drei Vertreter Ihrer Zielgruppe mit. Beobachten Sie Gesichter, Stimmen, Körperhaltung. Ein leises Raunen verriet uns einmal: Hier fühlt es sich richtig an. Teilen Sie Ihre Eindrücke – wir ordnen sie ein.